¿Qué es el arqueo de caja? Ejemplos

Para entender qué es el arqueo de caja es necesario saber que en una empresa se conoce como caja al área que maneja el efectivo, es en la caja en donde se realizan las operaciones de cobro a los clientes, pagos a proveedores y demás transacciones que involucren dinero en efectivo.

El arqueo de caja se realiza por tres motivos, primero para determinar si los saldos contables y los saldos operativos de la caja cuadran, otro de los motivos es para disuadir al cajero de tomar dinero prestado de la caja, pues el arqueo siempre se realiza sin precio aviso y puede ser cualquier día a cualquier hora y tercero para determinar si los controles operativos aplicados a las caja sirven para llevar un registro contable correcto.

El arqueo de caja consiste en la supervisión exhaustiva de las transacciones en efectivo que se realizan, este procedimiento se lleva  acabo en un lapso determinado, con el objetivo de comprobar si se ha realizado de manera correcta la contabilidad de todo el efectivo recibido, así como el saldo que arroja la cuenta.

Toda empresa debe realizar un arqueo de caja periódicamente, con el fin de evaluar sus ganancias, pérdidas y por supuesto, los créditos que tengan.

¿Qué es el arqueo de caja?

El registro de transacciones comerciales y financieras siempre llevan un riesgo inherente al manejo de dinero; en cualquier momento es necesario asegurarse de que las operaciones realizadas en una caja hayan sido registradas correctamente y que el dinero registrado corresponda con el dinero que tiene la caja, tanto en efectivo como en documentos.

El arqueo de caja es la actividad que se realiza a los cajeros para, a través del análisis de efectivo, documentos y transacciones registradas, se compruebe que todas las transacciones han sido registradas correctamente.

Es mediante el arqueo de caja que se valida que los asientos contables correspondan con el inventario físico del dinero que posee la caja; este registro no solo se da en la cantidad que debe de poseer, sino también en el tipo de documentos que los conforman, como puede ser dinero en efectivo, voucher por pago con tarjeta, cheques, notas de crédito, y cualquier tipo de documento que sirva para realizar una transacción en la caja.

En el arqueo de caja los saldos en la caja deben de corresponder con los saldos registrados en la contabilidad, en todos y cada uno de sus rubros. No siempre el saldo de la caja corresponde con el saldo contable, pueden existir ciertas diferencias debido a las operaciones realizadas entre el último registro contable y el momento en que se realiza el arqueo de la caja.

En una empresa la operación de la caja es considerada una operación de alto riesgo financiero debido a que se maneja dinero en efectivo o documentos que representan efectivo tales como cheques notas de crédito y débito, vouchers, etcétera.

Una mala operación puede crear un quebranto si no se detecta oportunamente, y una mala operación de la caja puede ser llevada a cabo de forma voluntaria o involuntaria por parte del cajero. El arqueo de caja es el mecanismo que tiene las empresas para evitar, o en su defecto, detectar errores en la operación de la caja para prevenir que el error continúe y poder tomar las medidas pertinentes para impedir un quebranto a la empresa.

¿Para qué sirve el arqueo de caja?

El arqueo de caja sirve para verificar si el conteo físico del efectivo y documentos que se encuentran en una caja, corresponden con las cantidades registradas por la contabilidad y si todas las operaciones de caja han sido registradas correctamente; se realiza en cualquier momento y sin previo aviso al cajero y por lo general se encuentran faltantes o sobrantes en caja, las cuales son registradas contablemente como diferencia en caja.

El arqueo de caja sirve también para validar si todos los controles establecidos en el funcionamiento de la caja son correctos o si tienen algún error. El cajero realiza un arqueo de su caja diariamente, para asegurarse de que ha registrado correctamente sus transacciones y que ha realizado la entrega y recepción del dinero de forma adecuada.

El arqueo de caja sirve para que el cajero pueda encontrar diferencias oportunamente y así informar respecto de éstas, de manera que se tomen las acciones correctivas con respecto a la diferencia, tan rápido como sea posible.

En caso de que existan diferencias entre el conteo físico de los valores de la caja y el saldo registrado por la misma, el arqueo de caja sirve para determinar si estas diferencias son justificadas o no; una diferencia justificada puede ser un error en los controles de la caja, un mal cálculo a la hora de entrega de cambio o un mal registro en algún descuento otorgado.

Algunas empresas consideran justificadas las diferencias por error humano, hasta cierto monto en determinados períodos de tiempo; las diferencias no justificadas son establecidas para ciertos montos o cuando un cajero tiene faltantes con demasiada frecuencia.

¿Cómo se hace el arqueo de caja?

El arqueo de caja es una operación muy común en las empresas y es una operación no planificada. El contador o el auditor de la empresa pueden decidir en cualquier momento realizarlo para ver cómo se encuentran las operaciones y el efectivo; incluso puede realizarse más de una vez en el mismo día.

Cuando el arqueo de caja es realizado por el área de auditoria o contabilidad, es realizado sin previo aviso al cajero, se cierra la caja y se solicita el saldo contable de la misma y se procede con el inventario físico de los valores de la caja.

La persona encargada de realizar el arqueo de caja primeramente debe de obtener los saldos contables de la caja, así como un reporte de las operaciones del día para poder determinar el saldo actual que ésta debe de tener, con esa información se presenta físicamente en la caja y la cierra para evitar que haya más operaciones que puedan alterar los resultados.

Para realizar el arqueo de caja se separa el efectivo por denominación y los documentos por tipo de documento (cheques, comprobantes de pago con tarjeta, vales de caja, etc.) y obteniendo el total que representa cada grupo, total de efectivo, total de cheques, total de tarjetas bancarias y total de vales; estas cantidades se comparan con lo registrado en los controles de caja para determinar si existen o no diferencias.

El proceso de arqueo de caja se puede realizar ya sea de manera rutinaria o porque se detecta algún tipo de inconsistencia en una caja determinada. Es muy importante que este proceso sea realizado de manera sorpresiva, es decir sin prevenir al cajero de que se le va a realizar un arqueo, pues de esta forma, si existe una anomalía no se le da oportunidad de corregirla, ya que la finalidad del arqueo de caja es el garantizar que el cajero cumple con su trabajo de manera honesta y transparente.

El resultado del arqueo de caja debe de presentarse en un documento que contiene la siguiente información:

* Fecha y hora en que se está realizando el arqueo.

* Número o identificador de la caja a la cual se le está realizando el arqueo.

* Una sección en donde se reportan los movimientos en efectivo en donde se reportan los siguientes rubros:

o Saldo inicial de la caja.

o Ingresos.

o Egresos.

o Saldo final de la caja.

* Una sección en donde se reporte el tipo y composición del efectivo y del saldo.

o Monto en billetes, se puede abrir un concepto por cada denominación.

o Monto en monedas, también es posible abrir un concepto por denominación.

o Subtotal en efectivo.

o Cheques.

o Pagos con tarjeta de débito.

o Pagos con tarjeta de crédito.

o Subtotal en documentos.

o Total (efectivo + documentos).

* Una sección en donde se detalle el saldo final de la caja.

Dependiendo del tipo de caja es posible que el arqueo de caja sólo contenga información de un día, o puede realizarse por un período de un mes.

En caso de encontrar diferencias se investigan las causas de éstas y dependiendo del monto y políticas de la empresa, se realizan los ajustes pertinentes para que el saldo sea igual al inventario físico de los valores en caja.

Arqueo de caja – Ejemplo de Arqueo de Caja.

DESCRIPCIÓN VALOR CANTIDAD IMPORTE TOTAL
EFECTIVO EN CAJA
v  ¨ Moneda fraccionaria $ 0.01 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 0.02 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 0.05 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 0.10 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 0.20 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 0.40 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 1.00 xx xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria 3.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 1.00 1.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 3.00 3.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 5.00 5.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 10.00 10.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 20.00 20.00 xx xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 50.00 50.00 xx xxx.xx xxx.xx
COMPROBANTES NÚMERO
v    ¨ xxx.xx
v    ¨ xxx.xx
v    ¨ xxx.xx
v    ¨ xxx.xx xxx.xx
Total xxx.xx
Importe de la Caja Chica xxx.xx
Faltante o sobrante xxx.xx
 

 

Arqueo de caja

Fecha: Viernes 8 de Enero de 2017

Movimiento de efectivo:

Saldo anterior mes de diciembre

Ingreso durante el mes de enero

Egresos del mes de enero

Saldo al mes de enero

 

Tipo y composición del efectivo y saldo:

Billetes

Monedas

Cheques

Pagarés

Saldo Total

 

Total y circunstancia del efectivo:

Saldo del Libro

Movimientos bancarios:

Saldo en la cuenta el banco (nombre del banco) en el mes de diciembre

Depósitos realizados durante el mes de diciembre

Retiros  realizados durante el mes de diciembre

 

Saldo al finalizar el mes de diciembre

Saldo en el libro al finalizar el mes de diciembre

 

Depósitos bancarios durante el mes de diciembre

Formas de depósitos

Efectivo

Deposito interbancario

 

Detalle de movimientos:

En fecha 8 de enero de 2017  se realizaron depósitos y gestiones por:

(Cajero)      (Administrador)
Firma             Firma

 

 

 

 

60.000.00

320.000.00

76.600.00

303.400.00

 

 

70.200.00

1.630.00

231.570.00

0

303.400.00

 

 

303.400.00

 

60.000.00

45.000.00

0

 

60.000.00

60.000.00

 

243.400.00

 

240.400

3.000.00

 

 

Total absoluto

303.400.00

Arqueo de caja – En caso de que falte o sobre.

Cuando se detecta un faltante en el arqueo de caja, se tienen dos alternativas; cobrarle lo que falta al cajero o considerar el faltante como un gasto para la empresa. Si el resultado arroja un sobrante, entonces el mismo se tomará como un abono a la cuenta de otros ingresos.

Como puedes observar el arqueo de caja es muy importante para toda empresa, ya que de esto depende el crecimiento de la misma o el fracaso, por lo tanto puedes llevar a la práctica y por supuesto utilizarlo correctamente, para mejorar el nivel de aprovechamiento de los gastos.

El arqueo de caja es entonces el conteo físico de billetes, monedas y documentos que tiene la caja de una empresa para comparar este resultado con lo registrado en la contabilidad y libros diarios.