¿Qué es el arqueo de caja? Ejemplos

El arqueo de caja consiste en la supervisión exhausta de las transacciones en efectivo que se realizan, este procedimiento se lleva  acabo en un lapso determinado, con el objetivo de comprobar si se ha realizado de manera correcta la contabilidad de todo el efectivo recibido, así como el saldo que arroja la cuenta. Toda empresa debe realizar un arqueo de caja periódicamente, con el fin de evaluar sus ganancias, pérdidas y por supuesto, los créditos que tengan.

¿Qué es el arqueo de caja?

El registro de transacciones comerciales y financieras siempre llevan un riesgo inherente al manejo de dinero; en cualquier momento es necesario asegurarse de que las operaciones realizadas en una caja hayan sido registradas correctamente y que el dinero registrado corresponda con el dinero que tiene la caja, tanto en efectivo como en documentos.

El arqueo de caja es la actividad que se realiza a los cajeros para, a través del análisis de efectivo, documentos y transacciones registradas, se compruebe que todas las transacciones han sido registradas correctamente.

Las cajas se encuentran en riesgo constante, dada la naturaleza de sus operaciones, las entradas y salidas de efectivo, son propensas a error si se realiza un conteo erróneo de la cantidad recibida o entregada, es por esta razón que frecuentemente se realiza un arqueo de caja que es el conteo físico del efectivo y documentos (cheques, comprobantes de pago con tarjeta de crédito y/o débito) que tiene una caja y su comparación con el saldo, que la caja en cuestión debe tener según su registro contable.

Por lo anterior podemos decir que un arqueo de caja es un inventario físico del dinero que tiene una caja en un momento dado.

¿Para qué sirve el arqueo de caja?

El arqueo de caja sirve para verificar si el conteo físico del efectivo y documentos que se encuentran en una caja, corresponden con las cantidades registradas por la contabilidad y si todas las operaciones de caja han sido registradas correctamente; se realiza en cualquier momento y sin previo aviso al cajero y por lo general se encuentran faltantes o sobrantes en caja, las cuales son registradas contablemente como Diferencia en caja.

El arqueo de caja sirve también para validar si todos los controles establecidos en el funcionamiento de la caja son correctos o si tienen algún error. El cajero realiza un arqueo de su caja diariamente, para asegurarse de que ha registrado correctamente sus transacciones y que ha realizado la entrega y recepción del dinero de forma adecuada.

Para el cajero el arqueo de caja sirve para que pueda encontrar diferencias oportunamente y así informar respecto de éstas, de manera que se tomen las acciones correctivas con respecto a la diferencia, tan rápido como sea posible.

En caso de que existan diferencias entre el conteo físico de los valores de la caja y el saldo registrado por la misma, el arqueo de caja sirve para determinar si estas diferencias son justificadas o no; una diferencia justificada puede ser un error en los controles de la caja, un mal cálculo a la hora de entrega de cambio o un mal registro en algún descuento otorgado.

Algunas empresas consideran justificadas las diferencias por error humano, hasta cierto monto en determinados períodos de tiempo; las diferencias no justificadas son establecidas para ciertos montos o cuando un cajero tiene faltantes con demasiada frecuencia.

¿Cómo se hace el arqueo de caja?

Cuando el arqueo de caja es realizado por el área de auditoria o contabilidad, es realizado sin previo aviso al cajero, se cierra la caja y se solicita el saldo contable de la misma y se procede con el inventario físico de los valores de la caja.

Para realizar el arqueo de caja se separa el efectivo por denominación y los documentos por tipo de documento (cheques, comprobantes de pago con tarjeta, vales de caja, etc.) y obteniendo el total que representa cada grupo, total de efectivo, total de cheques, total de tarjetas bancarias y total de vales; estas cantidades se comparan con lo registrado en los controles de caja para determinar si existen o no diferencias.

El proceso de arqueo de caja se puede realizar ya sea de manera rutinaria o porque se detecta algún tipo de inconsistencia en una caja determinada. Es muy importante que este proceso sea realizado de manera sorpresiva, es decir sin prevenir al cajero de que se le va a realizar un arqueo, pues de esta forma, si existe una anomalía no se le da oportunidad de corregirla, ya que la finalidad del arqueo de caja es el garantizar que el cajero cumple con su trabajo de manera honesta y transparente.

El resultado del arqueo de caja debe de presentarse en un documento que contiene la siguiente información:

* Fecha y hora en que se está realizando el arqueo.

* Número o identificador de la caja a la cual se le está realizando el arqueo.

* Una sección en donde se reportan los movimientos en efectivo en donde se reportan los siguientes rubros:

o Saldo inicial de la caja.

o Ingresos.

o Egresos.

o Saldo final de la caja.

* Una sección en donde se reporte el Tipo y composición del efectivo y del saldo.

o Monto en billetes, se puede abrir un concepto por cada denominación.

o Monto en monedas, también es posible abrir un concepto por denominación.

o Subtotal en efectivo.

o Cheques.

o Pagos con tarjeta de débito.

o Pagos con tarjeta de crédito.

o Subtotal en documentos.

o Total (efectivo + documentos).

* Una sección en donde se detalle el saldo final de la caja.

Dependiendo del tipo de caja es posible que el arqueo de caja sólo contenga información de un día, o puede realizarse por un período de un mes.

En caso de encontrar diferencias se investigan las causas de éstas y dependiendo del monto y políticas de la empresa, se realizan los ajustes pertinentes para que el saldo sea igual al inventario físico de los valores en caja.

Arqueo de caja – Ejemplo de Arqueo de Caja

DESCRIPCIONVALORCANTIDADIMPORTETOTAL
EFECTIVO EN CAJA
v  ¨ Moneda fraccionaria$ 0.01xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria0.02xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria0.05xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria0.10xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria0.20xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria0.40xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria1.00xxxxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria3.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 1.001.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 3.003.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 5.005.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 10.0010.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 20.0020.00xxxxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 50.0050.00xxxxx.xxxxx.xx
COMPROBANTES NÚMERO
v    ¨xxx.xx
v    ¨xxx.xx
v    ¨xxx.xx
v    ¨xxx.xxxxx.xx
Totalxxx.xx
Importe de la Caja Chicaxxx.xx
Faltante o sobrantexxx.xx
 

 

 

Arqueo de caja

Fecha: Viernes 8 de Enero de 2017

Movimiento de efectivo:

Saldo anterior mes de diciembre

Ingreso durante el mes de enero

Egresos del mes de enero

Saldo al mes de enero

 

Tipo y composición del efectivo y saldo:

Billetes

Monedas

Cheques

Pagares

Saldo Total

 

Total y circunstancia del efectivo:

Saldo del Libro

Movimientos bancarios:

Saldo en la cuenta el banco (nombre del banco) en el mes de diciembre

Depósitos realizados durante el mes de diciembre

Retiros  realizados durante el mes de diciembre

 

Saldo al finalizar el mes de diciembre

Saldo en el libro al finalizar el mes de diciembre

 

Depósitos bancarios durante el mes de diciembre

Formas de depósitos

Efectivo

Deposito interbancario

 

Detalle de movimientos:

En fecha 8 de enero de 2017  se realizaron depósitos y gestiones por:

(Cajero)      (Administrador)
Firma             Firma

 

 

 

 

60.000.00

320.000.00

76.600.00

303.400.00

 

 

70.200.00

1.630.00

231.570.00

0

303.400.00

 

 

303.400.00

 

60.000.00

45.000.00

0

 

60.000.00

60.000.00

 

243.400.00

 

240.400

3.000.00

 

 

Total absoluto

303.400.00

 

Arqueo de caja – En caso de que faltante o sobre.

Cuando se detecta un faltante  en el arqueo de caja, se tienen dos alternativas; cobrarle lo que falta al cajero o considerar el faltante como un gasto para la empresa. Si el resultado arroja un sobrante, entonces el mismo se tomará como un abono a la cuenta de otros ingresos.

Como puedes observar el arqueo de caja es muy importante para toda empresa, ya que de esto depende el crecimiento de la empresa o el fracaso, por lo tanto puedes llevar a la práctica y por supuesto utilizarlo correctamente, para mejorar el nivel de aprovechamiento de los gastos.

El arqueo de caja es entonces el conteo físico de billetes, monedas y documentos que tiene la caja de una empresa y comprar este resultado con lo registrado en la contabilidad y libros diarios.