Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso con excel

Una sana gestión administrativa se fundamenta en todos los sistemas de control interno necesarios para preservar su existencia de la organización y apoyar su desarrollo.

Uno de los componentes fundamentales del sistema de control interno es la conciliación bancaria paso a paso con Excel. La cual se lleva a cabo periódicamente con el objeto de cotejar las partidas correspondientes de los movimientos realizados en bancos en referencia con  las Cuentas de Mayor que existen en su Contabilidad.

En este artículo proporcionaremos los conocimientos necesarios para identificar los conceptos que conforman una Conciliación Bancaria y cómo poder llevarla a cabo paso a paso en Excel.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es procedimiento mediante el cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta emitido por la institución financiera contra las partidas que se tienen contabilizadas  en el Libro Auxiliar de Banco, con el objeto de determinar que el saldo de la cuenta según el banco sea el correcto, detectando así cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias de corrección.

Objetivo de la Conciliación Bancaria

El objetivo primordial es identificar las partidas objeto de ajuste en el Libro Auxiliar de Banco y los errores que se puedan estar presentando en el estado de cuentas bancario a fin aplicar los correctivos necesarios para que el cuenta habiente pueda  conocer con exactitud  la disponibilidad de fondos en un momento determinado.

En tal sentido, con una adecuada Conciliación Bancaria el cuenta habiente puede identificar:

Libro Auxiliar de Banco

Estado de Cuenta Bancario

Los cheques en tránsito (cheques emitidos y pendientes de cobro por parte de su beneficiario)

Cheques girados y cobrados pero no contabilizados

Los depósitos o transferencias en tránsito (depósitos o transferencias contabilizados que por algún motivo el banco no abonó en cuenta)

Cargos o abonos indebidos

Notas de crédito y/o Notas de debito

Cheques devueltos

Cheques emitidos devueltos

Reverso de depósitos y/o transferencias

Errores en montos registrados

Errores en montos registrados

        

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Método de Saldos Ajustados o Método de Cuatro Columnas

Partiendo a la vez del saldo según libros y según bancos, se obtiene un tercer saldo llamado Saldo Ajustado, el cual representa el saldo que deberían reflejar  libros y bancos si se corrigieran las partidas de conciliación.

Método de Saldos Encontrados

El resultado de aplicar este método muestra  las partidas en conciliación, las cuales pueden obtenerse por dos vías: partiendo del saldo según libros para llegar al saldo según bancos o de manera contraria, es decir, partir del saldo según bancos para llegar al saldo según libros.

Procedimiento para Conciliación Bancaria

Libro auxiliar de Banco

Estado de Cuentas Bancario

Partidas del mes anterior

Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos estén reflejadas en el libro auxiliar de banco.

Revisar que las Notas de Crédito, Depósitos y/o transferencias omitidas estén reflejadas en el libro auxiliar de banco.

Verificar que los Cheques en Tránsito aparezcan en el Estado de cuenta.

Verificar que los Depósitos y/o Transferencias en Tránsito aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

Verificar que el estado de cuentas refleje las correcciones referidas a cargos indebidos, diferencias y/o reversos

Partidas del mes actual

Verificar que el saldo inicial del periodo es igual al saldo final del periodo anterior.

Determinar que partidas registradas en el libro auxiliar de banco no están presentes en el estado de cuentas

Verificar que el saldo inicial del periodo es igual al saldo final del periodo anterior.

Comprobar si todos los cheques girados aparecen cobrados en el estado de cuentas.

Comprobar que todos los depósitos y/o transferencias asentados en el libro aparecen reflejados en el estado de cuentas

Conciliación elaborada por el Método Saldos Ajustados o Método de Cuatro Columnas

 Fig. 1: Libro Auxiliar de Banco y Estado de Cuentas Bancario del 01/07/2018 al  31/07/2018

  1. Cotejada la información se observa que los cheques en tránsito 0828 y 0829 correspondientes al periodo anterior fueron cobrados por sus beneficiarios en el mes de julio
  2. De la revisión de los cheques emitidos en el mes (Del 0831 al 0841) se precisa lo siguiente:
  • Fueron cobrados por sus beneficiarios todos los cheques emitidos, excepto el Chq 0841
  1. El Cheque 0834 fue registrado en libros por un monto inferior al que realmente refleja.
  2. De la revisión de los depósitos y transferencias del mes se aprecia lo siguiente:
  • El Deposito 7499 del día 17/07 se registró por un monto inferior al que realmente refleja en el estado de cuentas.
  • El Deposito 7666 fue devuelto el día 29/07.
  • No aparece en el estado de cuentas la Transferencia 4532 del 31/07/2018
  1. Existen en el Estado de Cuentas una ND cuyo importe es 10.00; y una NC por 12.50 que no están registradas en libros.

Las columnas se suman una a una. La diferencia de las columnas (1) y (2) se restan y se coloca el resultado en la columna de mayor valor. De igual manera se procede con las columnas (3) y (4).

Al ajustarse los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, queda demostrado que la conciliación se ejecutó de manera adecuada.

Ahora bien, para efectuar la aplicación de este método se procede a analizar los datos de la misma manera que en el ejercicio anterior, solo que la manera de presentar el resultado difiere del método anterior.

Como se mencionó anteriormente, este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (según banco o según libros), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Partiendo del saldo final según libros, al aplicar el método de saldos encontrados se obtuvo la cifra reflejada en el Estado de Cuentas, con lo que concluimos que la conciliación ha finalizado