Cómo hacer un presupuesto paso a paso con ejemplos

La idea de un presupuesto siempre supone una previsión de las finanzas personales o estatales ya que para elaborarlo se requiere cierta anticipación. Esto no sólo se refiere a los gastos que se deberán realizar en el tiempo determinado, sino también a las ganancias o entradas de capital que pueda significar ese periodo.

En tal sentido, el presente artículo pretende facilitar el proceso para elaborar y ejecutar un presupuesto, dado que la importancia del mismo, la cual radica  en realizar una proyección seria y fundada sobre los movimientos económicos, monetarios y financieros que caracterizarán al sujeto que lo realiza.

Qué es un presupuesto

Un presupuesto es el cálculo que se realiza con anticipación tanto de los ingresos como de los gastos de una empresa, una entidad pública, un estado, o simplemente de la economía familiar y que tiene por misión determinar a grandes rasgos el nivel de erogaciones que se podrán realizar, teniendo en cuenta justamente los ingresos y los egresos  para que no se desestabilicen las finanzas personales o de una empresa y terminar en la bancarrota porque se gastó más de lo que ingresó.

Objeto e importancia de elaborar un presupuesto

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa u organismo oficial. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

  • Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
  • La capacidad para pretender el desempeño.
  • El soporte para la asignación de recursos.
  • La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
  • Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
  • Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
  • Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
  • Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa u organismo.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio u organismo del estado.

Tipos de presupuesto

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades de cada uno de los usuarios Entre los criterios más frecuentes encontramos los listados a continuación.

Según la Flexibilidad

Rígidos.

Estáticos.

Fijos o Asignados.

Flexibles o Variables.

Según el Periodo que cubren

Corto Plazo.

Largo Plazo.

Según su aplicación

De Operación o Económicos.

Financieros.

Según el sector

Público.

Privado.

Pasos para su elaborar un presupuesto

Hacer un presupuesto podría parecer un acto meramente rutinario, sin complicaciones y excento de cualquier contrariedad, ya que para mucho es simplemente sentarse a planear lo que se desea hacer en el futuro y expresarlo en unidades monetarias. No obstante hay que llevar a cabo una serie de pasos que nos posibiliten elaborar uno de forma práctica. Los pasos fundamentales para elaborar un presupuesto son los siguientes:

  1. Determinar el Ingreso Neto Mensual.
  2. Identificar los gastos mensuales tanto fijos como variables.
  3. Restar los gastos mensuales de su Ingreso, con el objeto de  a un equilibrio o a un desfase, en cuyo caso deberá ajustar el presupuesto  pues no es posible mantener débitos constantes.

Ejemplo de presupuesto operativo de una empresa

Para elaborar un presupuesto, es muy importante proporcionar información bien detallada sobre los ingresos y gastos, ya que de ésta manera se mantiene un control del origen os recursos y el uso y destino de estos.

Ejemplo: En el primer trimestre del año una empresa estima colocar 100 unidades mensuales en una nueva sucursal, a un precio de 200.00 cada una. Con la apertura de este nuevo mercado aspira poder ampliar la planta principal para lo cual estima reservar el 30% de las ventas mensuales.

La nueva sucursal está conformada por un local en renta de 250 Mts2 cuyo canon es por la cantidad de 1,200.00 mensual. La sucursal dispondrá del siguiente personal: Un supervisor de tienda (Sueldo mensual  2,500.00), una secretaria y un repartidor (Sueldo mensual 1,500.00 c/u), Un vendedor (Sueldo mensual 2,000.00).

Adicional a ello se estima que los Gastos de Servicios Generales (Telefonía, Luz, Agua) estarán por el orden de los 1,200.00 mensuales, los Gastos de Vehículo de Reparto (Combustible, Lubricantes y Depreciación del Vehículo) alcanzarán un monto de 1,850.00 mensual y los Gastos de Oficina (Papelería, Consumibles de Equipos de Oficina, Artículos de Escritorio y Artículos de Limpieza) se estiman en 500.00 mensual.

Detalle

Mensual

Trimestral

Ingresos Estimados

100 Unid

         20,000.00

         60,000.00

Apartados

 

 

Apartado para Ampliación de Planta

30%

           6,000.00

         18,000.00

Gastos Estimados

 

 

Gasto de Alquiler

Suc. 250Mts2

           1,200.00

           3,600.00

Gastos de Personal

Supervisor

           2,500.00

           7,500.00

Secretaria

           1,500.00

           4,500.00

Vendedor

           2,000.00

           6,000.00

Repartidor

           1,500.00

           4,500.00

Gastos de Servicios Generales

Luz

           1,200.00

           3,600.00

Agua

Telefonía

Gastos de Vehículo

Combustible

           1,850.00

           5,550.00

Lubricantes

Dep. Veh.

Gastos de Oficina

Papelería

               500.00

           1,500.00

Consumibles

Art Escritorio

Art Limpieza

TOTALES

1,750.00

5,250.00

Con vistas al ejemplo se observa que el mismo arroja un resultado favorable, lo cual se traduce en un ahorro para la empresa ya que con la estimación de venta de 100 unidades mensuales quedan cubiertos los gastos y se cumple con la meta de reservar el 30% de las ventas para la ampliación de la planta principal.

Dicho resultado puede ser destinado por la empresa para cubrir imprevistos no considerados en el presupuesto.

Es importante revisar el presupuesto periódicamente, si es posible usando una  hoja de trabajo, para asegurar que se mantiene en orden y de acuerdo con tus objetivos.

El primer paso para realizar un proceso de revisión es examinar el actual y comparar los montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.

Cabe mencionar que estas revisiones no son una actividad puntual o única en un periodo de tiempo, para que el negocio esté bien gestionado deben  realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos ofrecidos por la empresa.