Qué son las notas de entrega y para qué sirven

En este artículo les vamos a hablar sobre las notas de entrega, para qué sirven, qué datos deben de contener cómo redactarlas, cuáles son los tipos de notas de entrega que existen, además de cuáles son los programas o herramientas tecnológicas con que se pueden hacer, por lo que estamos seguros que esta información te puede ser de gran utilidad.

Una nota de entrega es un documento de tipo comercial que es muy útil para poder avalar que se ha realizado la entrega de un producto o de un servicio.

Hay distintos tipos de notas de entrega, las cuales dependen fundamentalmente de que tipo de producto es entregado, como puede ser algún material, mercancía, dinero o documentos, por mencionar algunos.

Gracias a las notas de entrega un comprador puede comprobar que ha recibido un producto o una prestación por parte de un vendedor.

Las notas de entrega tienen sus características propias. Es muy importante que en cada entrega se haga una nota, de ésta dependerá la eficacia y por supuesto el control de las ventas, el dinero y demás.

A continuación veremos qué son las notas entrega, para qué sirven y los tipos de notas que existen.

¿Qué son las notas de entrega?

Las notas de entrega son un documento de carácter mercantil que se emplean para acreditar la entrega de un producto o constatar que se ha prestado un servicio en concreto.

En este sentido es necesario señalar que existen distintos tipos de notas entrega dependiendo del producto que se maneja, y que va desde mercancía diversa, documentos, dinero, materiales, etc.

¿Para que sirven las notas de entrega?

El uso de las notas de entrega no es estrictamente obligatorio, por lo que a veces sólo es posible entregar directamente una factura por el pedido.

Dentro de las notas de entrega se indica normalmente la transacción o la entrega de la mercancía, el precio unitario y el total de la operación, así como los datos del cliente y el vendedor. La finalidad de una nota de entrega es dejar constancia de que se ha producido una transacción así como la forma y el momento en el que se ha producido.

¿Qué deben de contener las notas de entrega?

Éstas son algunas de las características que debe de tener la nota de entrega, en este caso es una muy específica, sin embargo es importante que sea  redactada de esta manera para que no haya ningún problema o situación de inconformidad por parte del cliente.

  • Especifica en el encabezado de la nota el modelo de la nota de entrega.
  • Hacer tres copias del mismo documento (nota de entrega).
  • Utiliza una tipografía formal en caso de hacerlo físico y si lo realizas a través de un procesador de textos, entonces utiliza la letra Times New Roman, en tamaño 12.
  • Reserva dos espacios para las firmas del vendedor y el destinatario de la nota de entrega.
  • Fecha de entrega del producto que avala la nota de entrega.
  • Nombre y apellidos del cliente al que se le va a entregar la nota de entrega.
  • Número de identificación del artículo que se entrega.
  • Datos personales del vendedor o la empresa que hace la notas de entrega.
  • Elabora un apartado más amplio en donde detalles la cantidad del producto junto a una explicación del mismo.
  • De manera voluntaria, puedes incorporar un campo de observaciones en donde detalles otro tipo de información que consideres relevante para incluir en la nota de entrega.

Tipos de notas entrega.

A continuación vamos a enlistar las notas de entrega más usuales que puedes encontrar en una tienda, las cuales te pueden servir como referencia en caso de que requieras usar alguna para amparar un producto o servicio.

  • Nota de entrega en inglés.
  • Nota de entrega de materiales.
  • Nota de entrega de documentos.
  • Nota de entrega de dinero.
  • Nota de entrega de turno.
  • Nota de entrega de mercancía.

¿Cómo redactar una nota de entrega?

La forma correcta de redactar una nota de entrega, ya sea comprada en talonario o hecha personalmente por ti en tu computadora, debe de contar con unas sencillas pautas y apartados que deben de ser llenados en su totalidad (no se puede dejar nada en blanco).

Para redactar una nota de entrega debes de hacerlo de la siguiente forma:

  • Primero vas a encontrar en la parte superior el encabezado que debe de ir en mayúsculas y centrado el nombre de «NOTA DE ENTREGA«.
  •  A continuación hay un pequeño apartado de texto que en general va del lado derecho en el que se debe de agregarse la fecha de entrega del producto o de cuándo se brindó el servicio.
  • En otro cuadro de texto cargado a la izquierda deberá anotarse el nombre y los apellidos del cliente que recibe la nota de entrega.
  • Después debe de ingresarse el número de identificación del artículo (s) que se va a entregar.
  • La nota de entrega también debe de llevar el nombre de la empresa y en su defecto los datos personales del vendedor.
  • Posteriormente en un apartado un poco más amplio se deben de especificar los detalles del producto ( ya sea objetos, mercancías, documento, dinero, materiales, etc.).
  • En un apartado un poco más pequeño y a la derecha de los detalles del producto (s), en la nota de entrega debe de ponerse el precio.
  • A la misma altura del precio pero más abajo en la nota de entrega, en especial si son más productos, debe de especificarse el importe total de la venta.
  • Finalmente al calce de la nota de entrega debe de haber un espacio designado especialmente para la firma del cliente, que debe de ser firmado al recibir la mercancía o estar de acuerdo con el servicio recibido.
  • Si lo consideras necesario también puedes dejar una espacio adicional después de la  firma del cliente para «observaciones», que es información importante ya sea tuya o del cliente en la nota de entrega.

Programas para hacer notas de entrega.

Existen diferentes tipos de programas y herramientas tecnológicas para poder elaborar eficientemente notas de entrega, de las más conocidas podemos destacar las que se mencionan a continuación:

Programas para hacer notas de entrega – FacturaPrint.

FacturaPrint es una de las mejores soluciones para hacer notas de entrega sin tener que recurrir a complejos paquetes de contabilidad, facturación y gestión empresarial, por lo que es muy recomendado en especial para elaborar notas de remisión y cotizaciones, además de notas de entrega y se encuentra disponible en la red.

Programas para hacer notas de entrega – Modelo Factura.

En ésta opción de programa para elaborar notas de entrega, puedes encontrar diferentes tipos de notas de remisión (albaranes), guías de remisión,  guías de despacho, notas de entrega e incluso remisiones, disponible también en la red, por lo que Modelo Factuara es una muy buena herramienta tecnológica para elaborar este tipo de docuementos.

Programas para hacer notas de entrega – Mil ejemplos de facturas.

Mil ejemplos de facturas es un programa disponible en línea de donde puedes bajar todo tipo de albaranes, modelos y plantillas de forma gratuita, entre las que se encuentran las notas de entrega que puedes utilizar como modelo para elaborar y personalizar las que tú necesitas entregar.

Programas para hacer notas de entrega – Softonic.

Otra opción para bajar modelos de albaranes y facturas de forma fácil y gratuita es Softonic, que es un programa diseñado por Idelsoft, pensado también para administrar bases de datos el cual también te puede ser muy útil para elaborar tus notas de entrega.

¿Cómo hacer una nota de entrega en Word?

Para poder hacer una nota de entrega en procesadores de texto como Word, existen muchas opciones y modelos incluso gratuitos que puedes bajar de la red y utilizarlos en tu PC y guardarlos en diferentes formatos, ya sea que uses Word o bien decidas usar un programa diferente.

De igual forma, la mayoría de los programas especializados para hacer notas de entrega en línea, cuentan con la opción de crear diferentes tipos de formatos.