Qué son las notas de entrega y para qué sirven

Gracias a las Notas de entrega un comprador puede comprobar que ha recibido un producto o una prestación por parte de un vendedor.

Las notas de entrega tienen sus características propias. A continuación veremos qué son las notas entrega, para qué sirven y los tipos de notas que existen. Es muy importante que en cada entrega se haga una nota, de ésta dependerá la eficacia y por supuesto el control de las ventas, el dinero y demás.

¿Qué son las notas de entrega?

Las notas de entrega son un documento de carácter mercantil que se emplean para acreditar la entrega de un producto o constatar que se ha prestado un servicio en concreto. En este sentido es necesario señalar que existen distintos tipos de notas entrega dependiendo del producto que se maneja, y que va desde mercancía diversa, documentos, dinero, materiales, etc.

¿Para que sirven las notas de entrega?

El uso de las notas de entrega no es estrictamente obligatorio, por lo que a veces só lo es posible entregar directamente una factura por el pedido. Dentro de las notas de entrega se indica normalmente la transacción o la entrega de la mercancía, el precio unitario y el total de la operación, así como los datos del cliente y el vendedor. La finalidad de una nota de entrega es dejar constancia de que se ha producido una transacción así como la forma y el momento en el que se ha producido.

¿Qué deben contener las notas de entrega?

Estas son algunas de las características que debe tener la nota de entrega, en este caso es una muy específica, sin embargo es importante que sea  redactada de esta manera para que no haya ningún problema o situación de inconformidad por parte del cliente.

  • Especifica en el encabezado de la nota el modelo de la nota de entrega.
  • Hacer tres copias del mismo documento.
  • Utiliza una Tipografía formal en caso de hacerlo físico, y si lo realizas a través de un procesador de textos, entonces utiliza la letra Times New Roman, en tamaño 12.
  • Reserva dos espacios para las firmas del vendedor y destinatario.
  • Fecha de entrega del producto.
  • Nombre y apellidos del cliente.
  • Número de identificación del artículo que se entrega.
  • Datos personales del vendedor o la empresa.
  • Elabora un apartado más amplio donde detalles la cantidad del producto junto a una explicación del mismo.
  • De manera voluntaria, puedes incorporar un campo de observaciones donde detalles otro tipo de información que consideres relevante.

Tipos de notas entrega

A continuación enlistamos las notas entrega más usuales que puedes encontrar en una tienda, las cuales te pueden servir como referencia en caso de que requieras usar alguna para amparar un producto o servicio.

  • Nota de entrega en inglés
  • Nota de entrega de materiales
  • Nota de entrega de documentos
  • Nota de entrega de dinero
  • Nota de entrega de turno
  • Nota de entrega de mercancía

Cómo redactar una nota de entrega

La forma correcta de redactar una nota de entrega, ya sea comprada en talonario o hecha personalmente por ti en tu computadora, debe de contar con unas sencillas pautas y apartados que deben ser llenados en su totalidad (no se puede dejar nada en blanco) de la siguiente forma:

  • Primero vas a encontrar en la parte superior el encabezado que debe ir en mayúsculas y centrado el nombre de “NOTA DE ENTREGA”.
  •  A continuación hay un pequeño apartado de texto que en general va del lado derecho en el que debe agregarse la fecha de entrega del producto o de cuando se brindó el servicio.
  • En otro cuadro de texto cargado a la izquierda deberá anotarse el nombre y los apellidos del cliente.
  •  Después debe ingresarse el número de identificación del articulo (s) que se va a entregar.
  • La nota de entrega también debe llevar el nombre de la empresa y en su defecto los datos personales del vendedor.
  • Posteriormente en un apartado un poco más amplio se debe especificar los detalles del producto ( ya sea objetos, mercancías, documento, dinero, materiales, etc.).
  • En un apartado un poco más pequeño y a la derecha de los detalles del producto (s), debe ponerse el precio.
  • A la misma altura del precio pero mas abajo, en especial si son más productos, debe especificarse el importe total de la venta.
  • Finalmente al calce de la nota de entrega debe haber un espacio designado especialmente para la firma del cliente, que debe ser signado al recibir la mercancía o estar de acuerdo con el servicio recibido.
  • Si lo consideras necesario también puedes dejar una espacio adicional después de la  firma del cliente para “observaciones”, que es información importante ya sea tuya o del cliente.

Programas para hacer notas de entrega

Existen diferentes tipos de programas para notas de entrega, de las mas conocidas podemos destacar:

FacturaPrint: Es una de las mejores soluciones para hacer notas de entrega sin tener que recurrir a complejos paquetes de contabilidad, facturación y gestión empresarial, es recomendado en especialmente para elaborar notas de remisión y cotizaciones y se encuentra disponible en la red.

Modelo Factura: En ésta opción puedes encontrar diferentes tipos de notas de remisión (albaranes), guías de remisión,  guías de despacho, notas de entrega e incluso remisiones, disponible también en la red.

Mil ejemplos de facturas: De éste programa disponible en línea puedes bajar todo tipo albaranes, modelos y plantillas de forma gratuita.

Softonic : Otra opción para bajar modelos de  albaranes y facturas de forma fácil y gratuita, es un programa diseñado por Idelsoft, pensado también para administrar bases de datos.

Cómo hacer una nota de entrega en Word

Para poder hacer una nota de entrega en procesadores de texto como Word, existen muchas opciones y modelos incluso gratuitos que puedes bajar de la red y utilizarlos en tu PC y guardarlos en diferentes formatos ya sea que uses Word o bien decidas usar un programa diferente.

De igual forma, la mayoría de los programas especializados para hacer notas de entrega en línea, cuentan con la opción de crear diferentes tipos de formatos