¿Qué es una factura proforma? ¿Para qué sirve y qué datos debe contener?

Una factura proforma es un documento que contiene toda la información de una operación de compra venta, es decir, contiene toda la información que debe de llevar una factura, sin embargo, la factura proforma no tiene ninguna validez fiscal ni contable, ésta puede considerarse como una pre factura.

¿Qué es una factura proforma?

Además de contener toda la información que una factura debe de tener, es necesario que la palabra PROFORMA aparezca en el título de la factura proforma y que sea muy visible para evitar confusiones.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma sirve para poder realizar operaciones de compra venta, en la cual el cliente requiere de un documento para realizar algún tipo de gestión, pero que el proveedor no puede dar una factura definitiva, pues no ha sido entregada la mercancía ni recibido el pago.

Otro uso que tiene la factura proforma es el de servir como borrador de la factura definitiva, el proveedor envía al cliente una factura proforma con la finalidad de que ésta sea revisada y autorizada o, en su defecto, rechazada; de esta forma se evita la reexpedición y cancelación de facturas que son rechazadas por algún error en la información.

Al tratarse de una factura no definitiva, que no tiene validez oficial ni contable no puede ser utilizada como comprobante de pago o de entrega del servicio o mercancía contratados. El valor es meramente informativo, sin embargo, por lo general las partes acuerdan en que las condiciones expresadas en este documento sean respetadas por el período de tiempo que ahí se estipula.

La factura proforma también es utilizada como un presupuesto, dado que en ella se encuentran las descripciones de los productos o servicios a entregar y se desglosa el precio de cada uno de ellos, así como se tiene información sobre la forma de pago y los tiempos para realizarlo.

¿Qué datos debe de contener una factura proforma?

Una factura proforma debe de contener la siguiente información:

* Un texto, ubicado en un lugar visible, en donde se establezca que se trata de una factura proforma.

* La factura proforma puede tener o no un número de folio, en caso de que tenga un folio, su numeración debe de ser totalmente independiente de la numeración de folios de las facturas definitivas.

* La fecha de emisión.

* Los datos del proveedor como son:

  • Nombre del Proveedor o Razón Social.
  • Registro Federal de Contribuyente (RFC).
  • Dirección.
  • Datos de contacto.

* Los datos del cliente como son:

  • Nombre del cliente o Razón Social.
  • Registro Federal de Contribuyente (RFC) del cliente.
  • Dirección.

* Vigencia de la información y precios contenidos en la factura.

* Cantidad, descripción, precio unitario, precio total de todos y cada uno de los productos y/o servicios que se están adquiriendo.

* Subtotal antes de impuestos.

* Desglose de impuestos de la transacción.

* Total de la transacción después de impuestos.

* Moneda en la que se representan los importes.

* En caso de que la factura requiera un cambio de moneda, el tipo de cambio utilizado para convertir los precios de la moneda origen a la moneda destino.

* Cantidad total de la factura con letra.

A pesar de que la factura proforma es un documento que carece de cualquier tipo de validez, es importante que contenga toda la información necesaria para poder realizar la factura definitiva, ya que ésta será revisada y autorizada por el cliente.